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知らないと損をする書類の管理法

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法律の仕事は,案件を受ければ,受けるほど書類が増えていきます。

会社の書類であれば,案件が終われば処分できますが,法律事務所の案件に関する書類は,事件終了後も,しばらくは保管する必要があります。

ですから,何の工夫もなく仕事をしていると,書類が増えることはあっても,減ることはありません。

また,書類を机にどんどん積み上げていくと,案件Aの記録の中に,案件Bの書類が混じってしまい,いざ,必要となったときに,大慌てで探さないといけない…なんてことが起こります。

管理のルールがあいまいなら,今すぐに管理の仕方のルールを決めて,業務がスムーズにこなせる環境を整えたいものです。

効率的な書類管理の方法にはポイントがあります。

Point1 書類はすぐに案件ごとにファイリング

案件の相手方から書類が届いたら,まずファイリングをします。
そのときは,「後でやろう」と思って,机の上に置くのですが,そのあと,さらに別の案件の書類が届いたり,別の案件の書面作成を始めてしまい,数日後に,ファイリングをしようと思ったら,書類が行方不明になったという経験はありませんか?

書類は,時間を空けずにファイリングすることがおすすめですが,すぐにファイリングできないときは,紙のまま机に置くのではなく,クリアフォルダに入れて,書類同士が紛れないようにする工夫をしましょう。

事務職員がいる場合は,「準備書面が届いたら,当該案件のファイルにファイリングし,書面が届いたことを弁護士に報告するように」などと具体的な指示をし,ルールを明確にしておくのが良いです。

Point2 机の上に一時的に書類を保管する場所を作る

書類をどんどん上に重ねていくと,一番下の書類の処理がどんどん遅くなります。

書類は,立てて保管するのがおすすめです!
縦型ボックスを机の上に置き,クリアファイルに入れた書類を立てて保管します。

また,そのクリアフォルダを並べる順番にもルールを決めます。例えば,”一番左が重要”と決めたら,一番左が最も早急に処理すべき書類を置き,右側に行くほど,重要度が低くなる…というようなものです。

そうすれば,たまっている書類を1つずつ確認しなくても,機械的に,左側から順番に処理をしていけばよいということになります。

限られた時間で,1つでも多くの仕事をこなすには,こういった工夫がとても重要です。

Point3 事件に関係のない書類の管理方法

1.お知らせFAX

FAXは,原則,届いた日に処理し, 何か対応が必要なもの以外は,処分します。
例えば,弁護士会から届く「法律相談担当者募集のお知らせ」のFAXなら,受領した時点で,応募するかどうかを決め,応募するなら,即応募し,応募しないなら,処分します。

2.セミナーの案内・書籍の案内

セミナーの案内は,魅力的ですよね。経営での悩みがあるときに「あなたの経営に関するお悩み解決セミナー」という案内が来たら,「行こうかな」と興味が沸いてきます。

ですが,たいてい,「ちょっと考えてから申し込もう」と思って,とりあえず机の上に置いておくのですが,結局,次にその案内を見たときは,申込期限が過ぎていたり,セミナー自体も終わっていた,なんてことがあるのではないでしょうか。

案内を見た瞬間,「これは自分にとって必要!」と感じたなら,直感を信じて,申込みましょう。

そして,(費用の問題は別にして)悩まないと決められないようなセミナーなら,参加する必要はありません。

即処分しましょう!

Point4  処分に踏み切れない書類は「PDF化」

今回ご紹介したポイントの中で,この「PDF化」が最も重要です。

まだ,導入していない方は,すぐに導入されることを強くお勧めします!

さて,「いつか必要になるかも」,「いつか読むかも」などと思うと,なかなか捨てられませんよね。
たいてい,その「いつか」は来ないことが多いのですが!

そのような場合,書類をPDFデータにして,紙自体は,思い切って処分してしまうのがおすすめです。
PDFデータなら,紙とは違って,かさばりませんし,自分がわかりやすいファイル名を付けておけば,探すのも楽ちんですよ。

「PDFってどうやるの?」と思われた方!
最近の複合機には,PDFに変換する機能がついているものがありますので,一度,事務所の複合機を確認してみてください。

複合機にPDFの変換機能がついていないとしても,ご安心を!

今は,便利なツール(富士通 FUJITSU ScanSnap iX500)があるので,すぐに書類のPDF化を導入できます。
使い方も簡単で,非常にお勧めです。
富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

 

この「PDF化」は,事件関係の書類に対しても有効です。
紙の書類を紛失してしまった場合でもデータが残っているので安心です。
また,事件ごとのフォルダで,ファイル名をきちんとつければ,その案件で,どんな書類が出ているのかを一目で確認することもできます。


いかがでしたでしょうか。

すぐに実践できることがあれば,ぜひ,明日からの業務に取り入れてみてくださいね。


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